Key Performance Indicator, atau yang sering disingkat KPI merupakan bagian penting dari rencana kerja dalam berbisnis dan menjadi faktor pendorong utama perusahaan bisa lebih efektif dalam berjalan.

Salah satu kutipan dari Charles H. Granger di dalam buku Harvard Business Review tahun 1964, The Hierarchy of Objectives berbunyi, “Having lost sight out objective, we redoubled our efforts,”.

Kutipan tersebut menjelaskan tentang bagaimana semua individu di dalam organisasi perusahaan akan bekerja dengan sangat tidak efektif jika perusahaan tidak memiliki tujuan yang jelas.

Di satu sisi, perusahaan tidak bisa mengetahui momen seperti apa yang bisa mendorong perusahaan untuk selangkah lebih maju.

Di sisi lain, semua karyawan akan bekerja berkali-kali lipat karena tidak mengetahui batas atas dan batas bawah yang menunjukkan perusahaan selangkah lebih maju.

Penjelasan tentang KPI

Dalam jurnal yang ditulis oleh Gao Lie: The Process of Enterprise Performance Evaluation Method Research, KPI adalah metriks kuantitatif yang digunakan untuk mengukur kemajuan sebuah tim dan perusahaan, serta menjadi faktor utama yang mendorong perusahaan melakukan evaluasi dan menentukan strategi bisnis yang lebih baik.

Beberapa hal yang diukur antara lain keberhasilan proyek, kinerja karyawan, dan keunggulan produk.

KPI sangat berkaitan dengan operasional bisnis dan bisa disesuaikan berdasarkan perubahan lingkungan bisnis (termasuk market, sumber daya manusia, kepentingan stakeholder dan lainnya).

Rata-rata, semua perusahaan yang sedang berjalan bisa dipastikan memiliki KPI, entah itu KPI untuk seorang karyawan, sebuah tim ataupun KPI untuk satu kesatuan perusahaan.

Salah satu contohnya adalah KPI dari Bank Mandiri yang sempat mempublikasikan dokumen Key Performance Indicator Direksi secara publik di website.

Tujuan KPI

Wang Pan dalam jurnal Research on Key Performance Indicator (KPI) of Business Process menekankan bahkan KPI bertujuan sebagai indikator kinerja yang akan dan harus selalu dikonfigurasikan dengan strategi perkembangan bisnis.

Semuanya menuju ke arah perbaikan dari keadaan saat ini.

Di bawah kepentingan perkembangan bisnis, masih ada banyak lagi tujuan dari menentukan key performance indicator, antara lain:

  1. Memberikan feedback kepada karyawan tentang kinerja mereka selama periode kerja.
  2. Menentukan karyawan yang berhak dan tidak berhak mendapatkan kenaikan gaji.
  3. Sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis yang akan dilakukan.
  4. Bahan presentasi ke calon investor.
  5. Memprediksi nilai/angka suatu metriks di masa mendatang.
  6. Menentukan objectives and key results (OKR) dan bobot kerja karyawan.

Tanpa KPI, perusahaan juga tidak akan mengetahui kapan seharusnya mereka menambah nilai investasi atau mengurangi nilai investasi, baik dalam bentuk sumber daya manusia, fasilitas, financial maupun yang lainnya.

Kriteria-kriteria KPI yang Bagus

Ada dua pandangan yang menjadikan key performance indicator (KPI) punya kriteria yang bagus.

1. S.M.A.R.T. KPI

Pandangan pertama dicetus oleh George T. Doran: There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives, yaitu seperti judulnya, S.M.A.R.T. KPI.

S.M.A.R.T. (SMART) KPI adalah konsep standar yang banyak digunakan untuk menilai relevansi indikator kinerja. Konsep ini sudah banyak dikenal, sekitar 70% organisasi sektor swasta telah berhasil sukses mengembangkan perusahannya melalui indikator KPI yang ditentukan melalui konsep ini.

Berikut penjelasan dari masing-masing huruf dalam kata S.M.A.R.T.:

#S – Specific (Spesifik)

Specific diartikan bahwa KPI harus menetapkan sasaran yang jelas, rinci dan tidak terlalu luas disertai dengan alasannya.

“Tahun ini harus ada kenaikan pendapatan” saja tidak cukup dijadikan sebagai KPI.

Ketika sebuah perusahaan menetapkan bahwa tahun ini pendapatannya harus naik, maka manajemen harus breakdown bahwa pendapatan di akhir tahun harus menyentuh di angka berapa.

Kemudian, untuk bisa mendapatkan kenaikan pendapatan, metriks/aset apa saja yang harus naik, misalkan, jumlah active users sekian persen, app download sekian persen dan lainnya.

#M – Measurable (Bisa Diukur)

Measurable dalam S.M.A.R.T. diartikan bahwa setiap KPI sangat direkomendasikan untuk memiliki batasan yang akan dicapai, misalkan dalam bentuk waktu, persentase, angka, nilai ataupun yang lainnya.

Ketika berbicara tentang KPI app download, manajemen harus menentukan:

  • Berapa total jumlah app download yang ingin dicapai? Atau jika dibandingkan tahun lalu, berapa persen kenaikan jumlah app download yang diinginkan?
  • Kapan KPI ini selesai dan dievaluasi?

#A – Attainable (Bisa Dicapai)

Key performance indicator merupakan metriks yang akan dijadikan panduan objectives & key results (OKR) atau tentang apa saja yang harus dilakukan oleh perusahaan dan karyawannya.

Attainable dalam S.M.A.R.T. menegaskan bahwa KPI harus sepenuhnya berada di luar kemungkinan yang mustahil.

Ishak, dalam publikasinya: SMART KPI Management System Framework, menerangkan bahwa KPI akan membantu perusahaan untuk mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan tugas mereka dan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka, yang akan mempengaruhi sistem kompensasi atau penghargaan yang ditawarkan oleh organisasi

Jika penetapannya saja sudah terlihat tidak mungkin dicapai dengan sumber daya yang ada, KPI hanya akan terlihat seperti mimpi yang terlalu tinggi.

#R – Realistic (Realistis)

Realistic masih erat kaitannya dengan Attainable dalam S.M.A.R.T.

Realistis menunjukan bagaimana KPI seharusnya membantu tujuan perusahaan dalam berbisnis. Realistis diartikan tidak boleh terlalu kecil ataupun terlalu besar.

KPI yang terlalu besar hanya akan menjadi mimpi yang terlalu tinggi. Tapi, KPI yang terlalu kecil juga hanya akan menjadi angan-angan belaka untuk mencapai tujuan dalam berbisnis.

#T – Time-bound (Punya Batas Waktu)

Tanpa batas waktu yang jelas, segala aktivitas untuk mencapai KPI hanya akan menjadi rutinitas yang berlarut-larut.

Batas waktu biasanya mengikuti kebiasaan perusahaan melakukan reporting, baik itu mingguan, bulanan, quarter, semester maupun tahunan.

2. Quality Model

Staron dalam publikasi yang berjudul A Key Performance Indicator Quality Model and Its Industrial Evaluation, meneliti bagaimana quality model dalam membuat KPI dengan mencari ciri-cirinya.

Staron menemukan bahwa setidaknya ada 3 ciri-ciri atau elemen penting yang membuat suatu KPI sudah memiliki kriteria yang bagus, antara lain transparency, actionable dan traceable.

#Transparency

Transparency dalam Quality Model KPI yang dimaksud oleh Staron yakni harus transparan kepada stakeholder atau pemangku kepentingan tentang bagaimana nilai di indikator didapat dan dihitung.

#Actionable

Semua indikator di dalam KPI disarankan agar bisa selalu menjadi rekomendasi atau insight ketika stakeholder atau pemangku kepentingan ingin mengambil langkah taktis dalam merencanakan strategi bisnis.

#Traceable

Para pemangku kepentingan harus memiliki kemungkinan untuk menunjukkan bagaimana KPI berkontribusi pada pemenuhan strategi bisnis dalam mengembangkan perusahaannya.

Cara Membuat KPI secara Umum

cara membuat kpi

Dalam manajemen bisnis, kemampuan perhitungan key performance indicator (KPI) utama sangat penting. Tanpa kemampuan ini, perusahaan tidak bisa mengoptimalkan proses bisnis secara cerdas.

Berikut adalah langkah-langkah yang bisa diterapkan untuk membuat KPI di berbagai industri bisnis dan divisi pekerjaan.

1. Tentukan Business Goals atau Objectives Perusahaan

Seperti yang sudah dijelaskan bahwa KPI adalah indikator atau metriks yang berfungsi untuk mempermudah semua individu melakukan pekerjaan yang sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan.

Oleh sebab itu, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan business goals atau objectives perusahaan itu sendiri.

Business goals dan objectives perusahaan biasanya datang dari pemangku kepentingan tertinggi yang sudah didiskusikan bersama level manajemen.

Sebagai orang-orang yang punya level tinggi dalam perusahaan, mereka harus memproyeksikan apa pandangan yang mereka miliki dan lihat dari perusahaan dalam jangka panjang (misalnya, 5 tahun lagi).

Serta, memiliki jawaban dari pertanyaan jangka waktu yang lebih pendek, “progress tahunan seperti apa yang bisa membantu kita mewujudkan pandangan 5 tahun itu?”.

2. Tentukan Indikator yang Bisa Membantu Mencapainya

Setelah mengetahui seperti apa progress tahunan yang harus dicapai, pemimpin divisi atau manajer mengumpulkan tim inti untuk membahas indikator-indikator yang penting.

Sesuai dengan namanya, “Indikator”, maka tidak hanya 1 indikator yang bisa ditemukan dalam pembahasan ini, melainkan bisa lebih dari 2 atau 5.

Indikator ini adalah metriks yang berada 1 level di bawah tujuan bisnis tahunan yang tadi.

Ketika berbicara tentang tujuan bisnis yang ingin meningkatkan revenue dari website, maka beberapa contoh indikator yang bisa ditentukan oleh tim marketing antara lain: (1) jumlah leads; (2) nilai conversion rate; (3) jumlah traffic; dan (4) biaya marketing. Kemudian, contoh indikator yang bisa ditentukan oleh tim sales antara lain: (1) jumlah transaksi; (2) jumlah panggilan yang diselesaikan; dan (3) rata-rata nilai transaksi.

3. Disiplin Mencatat Progress Semua Indikator KPI

Disiplin merupakan bagian yang tidak kalah penting dalam menentukan KPI, tidak peduli darimana sumber data masing-masing indikatornya.

Semua orang yang mengerjakan tugas yang langsung berhubungan dengan beberapa indikator, juga punya tanggung jawab untuk selalu disiplin mencatat progress-nya.

Hal ini penting dilakukan agar terjadi transparansi yang bisa jelas diukur oleh semua orang, terutama bagi level manajemen.

4. Share ke Semua Tim

KPI tidak bisa disimpan hanya untuk beberapa orang.

Semua orang berhak untuk melihat dan mengetahui progress-nya sebagai bagian dari motivasi diri dan improvisasi dari apa yang selama ini dilakukan.

Beberapa karyawan cenderung akan terlihat lebih kompetitif ketika mengetahui nilai progress ini, karena mereka selalu mengetahui indikator yang bisa mempengaruhi penilaian performa, bonus dan kenaikan gaji.

Mungkin ada beberapa bagian data yang sangat confidential bisa dirahasiakan untuk semua orang.

Penutup

Key performance indicator merupakan kerangka kerja dan proses manajemen bisnis yang sangat penting, bisa dikatakan sebagai cara terbaik agar perusahaan lebih cepat mencapai tujuannya.

Masing-masing perusahaan punya tujuan. Semua karyawan punya alasan kenapa harus bekerja di sebuah perusahaan. Tapi, ketika indikator untuk mencapai tujuan itu tidak ada, semua orang harus berhati-hati dengan aktivitas hariannya.

Author

Media tempat dimana ide ditemukan, terbentuk, tercipta dan memicu percakapan yang saling bermanfaat.

Write A Comment